Integritetspolicy & Datasäkerhet

Senast uppdaterad: 2026-07-10

INTEGRITETSPOLICY – LOMEX AI

Denna integritetspolicy för Lomex AI ("vi", "oss", "vår") beskriver hur och varför vi samlar in, lagrar, använder och delar information när ni använder vår tjänst ("Tjänsten").

Personuppgiftsansvarig: Lomex AI AB, org.nr 559537-8695. Kontakt: kontakt@lomex.ai

VÅR ROLL: PERSONUPPGIFTSANSVARIG OCH PERSONUPPGIFTSBITRÄDE

Vi behandlar personuppgifter i två olika roller, och det är viktigt att skilja på dem:

För uppgifter vi själva samlar in om er som kund – exempelvis namn, e-post, kontouppgifter och fakturering – är vi personuppgiftsansvariga. Denna behandling regleras av denna integritetspolicy.

För det innehåll ni laddar upp i Tjänsten – dokument, projekthandlingar och mötesinspelningar som kan innehålla personuppgifter – agerar vi som personuppgiftsbiträde för er räkning. Denna behandling regleras av vårt Personuppgiftsbiträdesavtal (DUA), där ni är personuppgiftsansvariga.

SAMMANFATTNING

Vilken information samlar vi in? Vi behandlar information ni lämnar vid registrering, samt den data och de dokument ni laddar upp i Tjänsten – inklusive projekthandlingar, mötesinspelningar och transkriptioner.

Behandlar vi känslig information? Mötesinspelningar och uppladdade dokument kan innehålla personuppgifter om era anställda och samarbetspartners. Vi behandlar denna information enbart för att tillhandahålla Tjänsten.

Tar vi emot information från tredje part? Nej.

Hur behandlar vi er information? För att tillhandahålla, underhålla och förbättra Tjänsten, för säkerhet, samt för att uppfylla rättsliga skyldigheter. Er data används aldrig för att träna AI-modeller.

Var lagras och behandlas er data? Uteslutande inom Sverige och EU/EES. All lagring sker i Sverige via Microsoft Azure Sweden Central. All AI-bearbetning, inklusive eventuell webbsökning, sker inom EU/EES. Data lämnar aldrig Europa.

Vilka rättigheter har ni? Rätt till tillgång, rättelse, radering, begränsning och dataportabilitet enligt GDPR.

INNEHÅLL

1. Vilken information samlar vi in? 2. Hur behandlar vi er information? 3. Rättslig grund för behandling 4. Var lagras och behandlas er data – och vilka leverantörer använder vi? 5. Cookies och liknande tekniker 6. Hur länge sparar vi er information? 7. Hur skyddar vi er information? 8. Information från minderåriga 9. Era rättigheter 10. Ändringar i denna policy 11. Kontakta oss

1. VILKEN INFORMATION SAMLAR VI IN?

Information ni lämnar till oss

Vi samlar in information ni frivilligt lämnar vid registrering, kontoadministration och kontakt med oss. Detta kan inkludera:

- Namn och e-postadress - Telefonnummer - Yrkesroll och företagsuppgifter - Inloggningsuppgifter - Faktureringsuppgifter

Innehåll ni laddar upp i Tjänsten

För att Tjänsten ska fungera laddar ni upp dokument, projekthandlingar och mötesinspelningar. Dessa kan innehålla personuppgifter om era anställda, underentreprenörer och andra mötesdeltagare – exempelvis namn, röster och yrkesroller som förekommer i transkriptioner. För detta innehåll agerar vi som personuppgiftsbiträde enligt vårt Personuppgiftsbiträdesavtal.

All information ni lämnar måste vara korrekt, och ni ansvarar för att uppdatera den vid behov.

2. HUR BEHANDLAR VI ER INFORMATION?

Vi behandlar er information för att:

- Skapa och hantera ert konto samt verifiera inloggning - Tillhandahålla Tjänstens funktioner – AI-chatt, kunskapsbank och mötesinsikter - Indexera och göra era uppladdade dokument sökbara - Transkribera och analysera mötesinspelningar - Besvara supportförfrågningar - Skicka administrativ information om Tjänsten, exempelvis ändringar i villkor - Hantera fakturering och betalningar - Upprätthålla säkerhet och förebygga missbruk - Uppfylla rättsliga skyldigheter

Er data används aldrig för att träna AI-modeller – varken våra egna eller tredjepartsleverantörers modeller.

3. RÄTTSLIG GRUND FÖR BEHANDLING

Vi behandlar era personuppgifter endast när vi har en giltig rättslig grund enligt GDPR:

Avtal – behandling som krävs för att tillhandahålla Tjänsten enligt vårt avtal med er.

Rättslig förpliktelse – behandling som krävs för att uppfylla lagkrav, exempelvis bokföringslagstiftning.

Berättigat intresse – behandling som krävs för att upprätthålla och förbättra Tjänstens säkerhet och funktion, där detta intresse inte väger över era rättigheter.

Samtycke – i de fall vi ber om specifikt samtycke kan ni återkalla detta när som helst.

4. VAR LAGRAS OCH BEHANDLAS ER DATA – OCH VILKA LEVERANTÖRER ANVÄNDER VI?

All er data lagras och behandlas inom Sverige och EU/EES. Ingen data överförs till tredjeland utanför Europa.

Vi använder följande underleverantörer, samtliga med drift inom EU/EES:

- Microsoft Azure (Sweden Central) – för all lagring av dokument, databaser och cache. Fysisk lagring sker i Sverige. - Azure OpenAI Service (EU Data Boundary) – för AI-modeller som driver chatt, dokumentanalys och mötesinsikter. Behandling sker inom EU, och data används inte för att träna modeller. - Azure AI Search (Sweden Central) – för sökfunktionen i kunskapsbanken. - Webbsökning – när Tjänsten behöver hämta extern information sker detta via tjänster med servrar inom EU/EES.

Om vi anlitar en ny underleverantör som behandlar personuppgifter, eller byter ut en befintlig, informerar vi berörda kunder i förväg i enlighet med vårt Personuppgiftsbiträdesavtal.

Vi delar inte er information med tredje part för marknadsföringsändamål och säljer aldrig er data. I följande situationer kan information ändå delas:

- Verksamhetsöverlåtelse – vid en eventuell fusion, försäljning eller omstrukturering kan information överföras till den nya ägaren, under samma skydd som denna policy ger. - Rättslig skyldighet – om vi enligt lag är skyldiga att lämna ut information till myndighet.

5. COOKIES OCH LIKNANDE TEKNIKER

Vi använder nödvändiga cookies för att Tjänsten ska fungera, exempelvis för inloggning och sessionshantering. Dessa krävs för att ni ska kunna använda Tjänsten och kan inte väljas bort.

Vi kan även använda cookies eller liknande tekniker för grundläggande funktionalitet och för att förstå och förbättra hur Tjänsten och vår webbplats används. I den mån vi använder cookies som inte är nödvändiga inhämtar vi ditt samtycke där lagen kräver det, och du kan när som helst återkalla ett sådant samtycke.

Du kan själv blockera eller radera cookies via inställningarna i din webbläsare. Observera att vissa delar av Tjänsten kan sluta fungera korrekt om nödvändiga cookies blockeras.

6. HUR LÄNGE SPARAR VI ER INFORMATION?

Vi sparar er information så länge ni har ett aktivt avtal med oss.

Vid avtalets upphörande har ni 30 dagar på er att exportera er data i ett maskinläsbart format. Därefter raderar vi permanent all kunddata, inklusive dokument, transkriptioner och databaserade uppgifter, inom 60 dagar – i enlighet med vårt avtal.

Vissa uppgifter sparas längre när lag kräver det. Exempelvis sparas bokföringsunderlag i sju (7) år enligt bokföringslagen.

7. HUR SKYDDAR VI ER INFORMATION?

Vi tillämpar tekniska och organisatoriska säkerhetsåtgärder för att skydda er information, inklusive:

- Kryptering av data i vila (AES-256) och under överföring (TLS/HTTPS) - Strikt åtkomstkontroll och rollbaserad behörighet - Isolering mellan kunder genom Row-Level Security - Fullständig loggning och revisionsspår

Trots våra åtgärder kan ingen digital tjänst garanteras vara 100 % säker. Vi arbetar löpande för att upprätthålla en hög säkerhetsnivå.

8. INFORMATION FRÅN MINDERÅRIGA

Tjänsten är avsedd för företag och yrkesverksamma och riktar sig inte till personer under 18 år. Vi samlar inte medvetet in information från minderåriga.

9. ERA RÄTTIGHETER

Enligt GDPR har ni rätt att:

- Begära tillgång till och kopia av er information - Begära rättelse av felaktig information - Begära radering av er information - Begära begränsning av behandlingen - Begära dataportabilitet - Invända mot viss behandling

För att utöva dessa rättigheter, kontakta oss på kontakt@lomex.ai.

Observera att vi för visst innehåll agerar som personuppgiftsbiträde åt er som kund. Om er begäran rör personuppgifter i material som en annan organisation laddat upp, hänvisar vi begäran till den organisation som är personuppgiftsansvarig.

Om ni anser att vi behandlar er information felaktigt har ni rätt att klaga till Integritetsskyddsmyndigheten (IMY).

10. ÄNDRINGAR I DENNA POLICY

Vi kan uppdatera denna policy från tid till annan. Vid väsentliga ändringar meddelar vi er via e-post eller i Tjänsten. Datumet för senaste uppdatering anges högst upp i dokumentet.

11. KONTAKTA OSS

Har ni frågor om denna policy eller hur vi behandlar er information, kontakta oss på:

Lomex AI AB kontakt@lomex.ai